Nếu doanh nghiệp duyệt 500.000 đồng/người cho toàn bộ phần quà, bạn không nên mặc định được mua sản phẩm giá 500.000 đồng rồi cộng thêm bao bì và vận chuyển. Trước tiên cần xác định trần chi đã bao gồm những gì. Bài này hướng dẫn cách lập ngân sách; các con số minh họa không phải báo giá Mishio Kachi.
Phân biệt giá sản phẩm với tổng ngân sách
Ngân sách sản phẩm: khoản dành riêng cho món quà; các hạng mục triển khai được duyệt ở khoản khác. Ngân sách trọn phần: trần chi phải bao gồm phạm vi chương trình đã thống nhất. Hai cách hiểu dẫn đến mức tiền có thể dành cho sản phẩm khác nhau.
Hỏi người duyệt: trần đã gồm thuế áp dụng, hộp/thiệp/logo, mẫu, chia hàng và giao nhận chưa? Công việc do nhân sự nội bộ thực hiện có cần theo dõi riêng không? Không tự đặt tỷ lệ cố định cho từng khoản khi chưa có yêu cầu và báo giá.
Công thức để không bỏ sót hoặc cộng trùng
Tổng chi dự kiến = các khoản nằm trong báo giá + các khoản triển khai ngoài báo giá đã xác định. Trong từng khoản, ghi rõ tính theo phần, theo lô, theo mẫu hay theo điểm giao. Hạng mục đã nằm trong đơn giá thì không cộng lần nữa.
| Hạng mục | Cần làm rõ | Cách ghi nhận |
|---|---|---|
| Sản phẩm và phụ kiện | Đúng sản phẩm, màu và số phần quà | Đơn giá, số lượng và các khoản đã bao gồm |
| Nhận diện, bao bì | Logo, tem, đai, hộp, thiệp theo mẫu | Tính theo phần hay theo lô |
| Mẫu và kiểm tra | Hạng mục có thu phí, hoàn/khấu trừ nếu được thỏa thuận | Tách khoản đã xác nhận |
| Chia hàng, giao nhận | Số điểm, cách giao, điều kiện tiếp nhận | Đã gồm hay tính riêng |
| Thuế và chứng từ | Cách thể hiện theo giao dịch thực tế | Không suy mức áp dụng từ báo giá khác |
| Phân phối và hỗ trợ | Công việc nội bộ hoặc thuê ngoài nếu phát sinh | Ghi rõ bên nào trả và trả những khoản nào |
| Dự phòng được duyệt | Rủi ro nào cần dự phòng, ai cho phép dùng | Không mặc định một tỷ lệ chung |
Ví dụ 300 phần với trần 500.000 đồng/người
Giả sử trần nội bộ đã bao gồm toàn bộ phạm vi chương trình: 300 × 500.000 = 150.000.000 đồng. Đây là mức chi tối đa trong ví dụ, không chỉ là tiền sản phẩm. Chi phí bao bì, giao hàng và in logo thuộc yêu cầu đã thống nhất cũng phải nằm trong mức này.
Sau khi có báo giá, lấy trần tổng chi trừ các hạng mục ngoài giá sản phẩm đã xác nhận để biết phần còn dành cho hàng. Nếu còn khoản quan trọng chưa được báo, ghi “chưa xác định”; không coi khoản đó bằng không rồi kết luận phương án đã vừa ngân sách.
Giá một phần thấp hơn chưa đủ để chọn
Phương án A đã gồm giao tại từng chi nhánh, còn B mới giao về một kho, thì chênh lệch đơn giá chưa phản ánh chênh lệch tổng chi. Đề nghị các bên báo cùng phạm vi hoặc tách riêng phần khác nhau trước khi so. Giá bán lẻ hiện trên website hay giá của một chương trình cũ cũng không thay báo giá đơn khách hàng doanh nghiệp cụ thể.
Khi vượt ngân sách, thay gì trước?
Trước khi chọn món quà chất lượng thấp hơn, hãy xem có thể bớt bao bì, đơn giản cách in logo, gộp điểm giao hoặc chọn ít mẫu quà hơn không. Cần tính cả sự thuận tiện cho người nhận và việc phát sinh cho nhân viên. Không cắt phần hỗ trợ cần thiết chỉ để giảm giá.
Bước tiếp theo: dùng mẫu yêu cầu báo giá, ghi rõ trần ngân sách và phạm vi phải bao gồm. Khi nhận phản hồi, đối chiếu từng khoản trước khi trình duyệt.
Ảnh minh họa, không phải ảnh dự án hoặc nhân sự Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 7680748 · Giấy phép sử dụng.