Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại.

1. Gửi yêu cầu qua đâu?

2. Chuẩn bị thông tin cần thiết.

Cho biết tên người liên hệ, cách bạn muốn nhận phản hồi, mã đơn hoặc chứng từ mua hàng, mã sản phẩm nếu có, vấn đề gặp phải và cách giải quyết bạn đề nghị. Có thể gửi thêm ảnh, video, mã giao dịch hoặc thông tin giao nhận để hỗ trợ kiểm tra.

Không đăng công khai địa chỉ, số điện thoại hoặc chứng từ có dữ liệu nhạy cảm. Không cần gửi mật khẩu, OTP hay số thẻ đầy đủ để khiếu nại. Nếu chưa tìm được mã đơn, hãy cung cấp thông tin liên hệ đã dùng để bộ phận hỗ trợ tìm giao dịch phù hợp.

3. Các bước xử lý.

1. Tiếp nhận: ghi nhận nội dung, kiểm tra thông tin giao dịch và xác định bộ phận phụ trách. Trường hợp thiếu dữ liệu, hướng dẫn cụ thể phần cần bổ sung.
2. Đối chiếu: kiểm tra với bộ phận bán hàng, kho, kỹ thuật, vận chuyển hoặc đơn vị thanh toán theo nội dung phản ánh. Khách hàng được trao đổi về cách kiểm tra và thời hạn dự kiến.
3. Đề xuất: thông báo kết quả và phương án như giao bổ sung, điều chỉnh đơn, đổi hàng, bảo hành, hoàn khoản được xác định hoặc giải thích lý do chưa thể chấp thuận.
4. Xác nhận và thực hiện: thống nhất phương án với khách hàng, cung cấp thông tin thực hiện để đối chiếu và tiếp nhận phản hồi nếu kết quả chưa phù hợp.

4. Thời hạn tiếp nhận và giải quyết.

Với yêu cầu thương lượng của người tiêu dùng, Mishio Kachi tiếp nhận và tiến hành thương lượng trong thời hạn không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu, theo quy định áp dụng. Đây là thời hạn bắt đầu xử lý, không phải mặc định mọi vụ việc đều đã được giải quyết xong.

Với bảo hành cần kiểm tra kỹ thuật, thời gian xử lý tham chiếu đang công bố là 5–7 ngày làm việc đối với lỗi thông thường và tối đa 28 ngày làm việc khi cần xử lý hoặc thay thế linh kiện, tính theo hồ sơ tiếp nhận sản phẩm; xem điều kiện tại chính sách bảo hành.

Với việc kiểm tra tiền thanh toán, giao nhận hoặc trường hợp cần chứng từ do bên thứ ba cung cấp, bộ phận phụ trách thông báo thời điểm dự kiến cho từng yêu cầu và cập nhật khi có thay đổi. Thời hạn đã được pháp luật quy định phải được tuân thủ; không dùng việc chờ bên thứ ba làm căn cứ từ chối trách nhiệm tiếp nhận.

5. Khi chưa thống nhất được phương án.

Bạn có thể gửi lại mã đơn, nội dung đã trao đổi và điểm chưa đồng ý để yêu cầu xem xét. Mishio Kachi ưu tiên trao đổi, thương lượng trên cơ sở chứng từ, chính sách và quyền lợi người tiêu dùng.

Nếu chưa đạt kết quả, các bên có quyền đề nghị cơ quan có thẩm quyền, tổ chức bảo vệ người tiêu dùng hoặc sử dụng phương thức giải quyết tranh chấp theo pháp luật. Quy trình hỗ trợ này không loại trừ quyền khiếu nại, yêu cầu hòa giải hoặc khởi kiện hợp pháp của khách hàng.

6. Phản ánh về dữ liệu và nội dung website.

Yêu cầu xem, sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu được tiếp nhận theo chính sách bảo mật. Lỗi chữ, hình ảnh, thông số hoặc đường dẫn có thể gửi theo hướng dẫn báo lỗi nội dung. Những kênh này không thay thế quyền yêu cầu hỗ trợ đơn hàng hoặc khiếu nại sản phẩm.