Với quà Tết cho nhân viên, hãy chốt cách người nhận mang quà về và ngày hàng phải đến từng cơ sở trước khi duyệt mẫu. Một món quà hợp ngân sách nhưng khó mang theo khi về quê, hoặc đến sau ca làm cuối, cần được xem lại cả hình thức lẫn lịch trao. Kế hoạch dưới đây dành cho người phụ trách mua và bàn giao quà, không phải cam kết lịch giao của nhà cung cấp.
Chọn quà cho lúc sử dụng, tính thêm hành trình mang về
Hãy hỏi quà sẽ được dùng tại nơi ở hiện tại, mang về gia đình hay gửi tới địa chỉ khác. Không nên mặc định mọi nhân viên đều về quê hoặc đều có cùng nhu cầu. Nếu có người đi xe khách, xe máy hoặc phải chuyển nhiều chặng, nên kiểm tra hộp và cách cầm thực tế thay vì chỉ xem ảnh món quà.
Với nhóm muốn dùng đồ gia dụng trong gia đình, có thể đối chiếu cách chọn nhóm quà gia dụng. Nhưng nếu người nhận đã có thiết bị tương đương hoặc không thuận tiện mang về, hãy cân nhắc nhóm khác hay cách giao khác; đừng tăng giá món quà để thay cho việc giải quyết bất tiện ấy.
Quà đồng bộ hay danh mục giới hạn?
Có thể tặng cùng một mẫu nếu đã hiểu nhu cầu của nhân viên và thống nhất cách trao. Khi nhu cầu khác nhau, có thể cho chọn trong một số mẫu, nhưng cần quy định hạn chọn, số lượng từng mẫu và cách xử lý người chưa trả lời. Nên khác nhau về công dụng, không chỉ màu hộp.
Đề xuất mỗi phương án bằng một câu rõ: dành cho nhóm nào, thuận tiện ở đâu, ai có thể không phù hợp. Sau đó trình tổng chi và việc phát sinh cho kho/HR, không chỉ đưa ba mức giá để người duyệt tự đoán.
Chốt tổng ngân sách cho các hạng mục đã duyệt
Tách giá sản phẩm với hạng mục nhận diện, bao bì, chia hàng, giao nhận và các khoản khác của chương trình. Một đơn giá đã gồm giao về kho không được mặc định bao gồm gửi tới từng người. Dùng bảng lập ngân sách để ghi khoản đã gồm, khoản tính riêng và khoản chưa xác nhận.
Không tự đưa tỷ lệ mua dư vào mọi kế hoạch. Nếu cần phần dự phòng, ghi lý do, ai duyệt và cách quản lý phần còn lại. Danh sách nhân sự dự kiến cũng chưa phải số phần đã chốt mua.
Lập lịch theo từng cơ sở, không chỉ theo một ngày trao chung
| Thời điểm cần xác nhận | Thông tin cần chuẩn bị và việc cần hoàn thành |
|---|---|
| Xác nhận danh sách người nhận | Số người từng cơ sở/ca; phần đã xác nhận và còn dự kiến |
| Duyệt phần quà | Sản phẩm hoặc các món trong bộ quà, phụ kiện, hộp, logo và người duyệt |
| Xác nhận lịch nhận hàng | Ngày cần hàng tại từng điểm để kiểm đếm trước trao |
| Bàn giao | Số thùng/số phần theo quy cách được xác nhận; người nhận và chênh lệch |
| Nhận bổ sung | Người vắng, phần đang giữ, nơi nhận và người cập nhật danh sách |
Tính lùi theo thời gian chuẩn bị thực tế mà các bên xác nhận. Nếu đổi mẫu sản phẩm, sửa logo hoặc thêm điểm giao, hỏi lại mốc bị ảnh hưởng. Không coi một lịch dùng ở chương trình cũ là thời hạn chuẩn của đơn Tết mới.
Chuẩn bị hai tình huống trước ngày phát
Người nhận đổi ca hoặc nghỉ trước ngày trao: thống nhất cách nhận bổ sung hay giao khác, đồng thời cập nhật một danh sách dùng chung. Không tính một người thành hai phần chỉ vì có tên ở hai ca.
Phương án ban đầu phải thay mẫu: xác nhận lại công dụng phù hợp, kích thước hộp, phụ kiện, nhận diện, tổng chi và lịch. Chỉ thay sau khi người có thẩm quyền đồng ý; tên gọi “tương đương” không thay phiếu duyệt.
Yêu cầu quà Tết gửi nhà cung cấp
Chúng tôi chuẩn bị quà Tết cho nhóm … tại … cơ sở hoặc ca làm. Số phần đã xác nhận …; số còn dự kiến …; tổng ngân sách tối đa … Cần giao đến từng điểm trước … Người nhận tự mang về hoặc được giao theo cách … Yêu cầu logo và bao bì … Vui lòng đề xuất quà, cách đóng gói, khoản đã gồm và chưa gồm, lịch có thể giao và cách xử lý khi cần đổi mẫu hoặc có phát sinh.
Gửi yêu cầu quà Tết để đối chiếu phương án. mẫu, giá, khả năng đáp ứng và hỗ trợ cần được xác nhận theo đơn cụ thể; bài này không công bố tồn kho hoặc lịch giao Tết.
Ảnh chụp minh họa, không phải ảnh chương trình, sản phẩm hay nhân sự của Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 5832633 · Giấy phép sử dụng.