Quà hội nghị nên thuận tiện cho khách từ lúc nhận đến khi mang về, kể cả khi họ còn phải di chuyển sau sự kiện. Trước khi chọn mẫu sản phẩm, hãy chốt món quà trao ở đâu, vào lúc nào và ai được nhận. Một phần quà vừa ngân sách vẫn cần đổi phương án nếu gây bất tiện tại quầy đón khách hoặc trên đường về.
Phân biệt quà đại biểu, quà diễn giả và giải thưởng
Tách quà cho khách tham dự, quà cảm ơn diễn giả, quà khách mời riêng và giải thưởng. Mỗi nhóm cần ghi rõ số phần, các món đi kèm và nơi trao. Không gộp chung thành “quà sự kiện” rồi để nhân viên tự chia tại chỗ.
Thẻ tên, tài liệu, vật phẩm dùng tại hội trường và món quà mang về cũng có nhiệm vụ khác nhau. Nếu một vật chỉ phục vụ hoạt động trong buổi, hãy xác định nó có thực sự cần nằm trong bộ quà không.
Chọn theo cách đại biểu di chuyển
Người đi từ xa có thể phải mang cùng hành lý; người đi nhiều điểm trong ngày có thể không muốn giữ một hộp lớn. Cần hỏi đặc điểm hành trình của nhóm khách, xem mẫu hộp và trọng lượng đóng gói thực tế. Không suy kích thước hộp từ kích thước thân thiết bị hoặc tự cam kết phù hợp mọi điều kiện vận chuyển.
Gia dụng có thể vào phương án khi người nhận có nhu cầu và cách mang về phù hợp. Nếu không, cân nhắc hình thức gọn hơn hoặc phương án nhận sau đã được xác nhận. Chọn sản phẩm lớn chỉ để phần trao trên sân khấu ấn tượng có thể làm lệch mục tiêu phục vụ đại biểu.
Đặt quầy nhận quà ở nơi khách dễ đến, không cản lối đi
| Thời điểm | Điều cần kiểm tra | Việc phải chuẩn bị |
|---|---|---|
| Khi đón khách | Người nhận có chỗ giữ quà trong buổi không? | Chia quà theo nhóm, xác nhận người nhận và tách khỏi thủ tục vào cửa |
| Cuối chương trình | Có ùn tại lối ra hoặc bỏ sót người về sớm không? | Quầy nhận quà riêng, cách ghi nhận đã trao và cách xử lý khách về sớm |
| Giao sau | Khách có được thông báo rõ điều kiện và lịch không? | Thông tin được phép dùng, người phụ trách giao và cách theo dõi |
Các phương án trên cần được thử theo sơ đồ và nhân sự thực tế của chương trình. Không có một vị trí trao phù hợp mọi hội trường.
Thống nhất mẫu với bộ phận mua hàng và đội tổ chức sự kiện
Người mua kiểm tra mẫu sản phẩm, phụ kiện và tổng chi phí. Người tổ chức kiểm tra kích thước hộp, chỗ cất, cách chia quà và cách phát tại quầy. Mẫu duyệt cần là phần quà hoàn chỉnh, có thẻ hoặc logo nếu chương trình yêu cầu. Khi đổi hộp hay thêm món, cần xem lại cách vận chuyển và phát quà.
Với diễn giả hay khách mời nhận riêng, kiểm tra tên, cách xưng hô và người trao. Không gắn thông tin khách mời nhạy cảm lên nhãn ngoài nếu không phục vụ giao nhận.
Kiểm đếm theo từng loại quà và từng quầy
Trước khi đón khách, ghi số quà đã nhận, số để trưng bày, số có thể phát và số cần kiểm tra. Khi chuyển quà giữa các quầy, người giao và người nhận cùng cập nhật. Cuối buổi, tách quà chưa trao, hàng hỏng hoặc chờ kiểm tra và hàng đã chuyển về.
Khách được mời chưa chắc đã tới, còn một người đổi thẻ không tự động là một lượt nhận mới. Cách xác nhận lượt nhận cần thống nhất trước với đội tổ chức, không quyết định bằng cảm tính lúc đông khách.
Thông tin cần gửi nhà cung cấp
Nêu loại sự kiện, nhóm người nhận, số phần đã chốt và số dự kiến thêm, ngân sách gồm những khoản nào, ngày cần hàng, nơi nhận và cách chia cho các quầy. Nếu giao sau hoặc gửi đến từng người, cần ghi riêng chi phí và bên phụ trách.
Gửi yêu cầu quà hội nghị cùng yêu cầu quy cách hộp và cách trao. Đánh giá sau buổi bằng số quà đã nhận, sai lệch và phản hồi thực tế; đừng dùng ảnh đông người làm bằng chứng món quà đã tạo hiệu quả kinh doanh.
Ảnh chụp minh họa, không phải ảnh dự án, nhân sự hoặc sản phẩm Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 9275222 · Giấy phép sử dụng. Ảnh được cắt khung để hiển thị.