Muốn nhận báo giá dễ so sánh, hãy gửi cùng một yêu cầu cho các nhà cung cấp: cùng người nhận, số phần, phạm vi ngân sách, ngày cần và cách giao. Chưa cần chọn mã sản phẩm, nhưng hãy mô tả rõ nhu cầu. Nếu báo giá chưa đủ thông tin, cần hỏi lại thay vì mặc định đã bao gồm mọi chi phí.
10 câu hỏi trước khi gửi yêu cầu báo giá
- Quà dành cho ai và để làm gì? Phân biệt nhân viên, công nhân, khách hàng, đại lý; quà tri ân khác quà tặng kèm giao dịch. Nêu tình huống sử dụng, không chỉ chức danh người nhận.
- Bao nhiêu phần đã chốt? Tách số lượng chắc chắn và phần đang dự kiến. Nếu có nhiều mức số lượng, yêu cầu báo riêng điều kiện của từng mức.
- Trần chi phí tính thế nào? Ngân sách mỗi phần hay tổng chương trình; đã gồm bao bì, nhận diện, vận chuyển và các khoản thuế áp dụng hay chưa?
- Khi nào hàng phải đến? Ghi riêng ngày nhận hàng để kiểm đếm và ngày trao quà. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận thời gian từng bước chuẩn bị, không tự ước lượng thay họ.
- Giao đến đâu? Một kho, nhiều chi nhánh hay từng người; số phần tại mỗi điểm; giờ nhận và điều kiện tiếp nhận.
- Có yêu cầu nhận diện không? Logo trên sản phẩm, nhãn, đai hộp, thiệp hay hộp riêng; cần phương án nào và ai duyệt file/mẫu?
- Mỗi phần gồm những gì? mẫu, màu, phụ kiện, hướng dẫn, hộp và các hạng mục đóng gói. Chưa chọn mẫu sản phẩm thì mô tả nhu cầu để được đề xuất.
- Cần chứng từ nào? Nêu yêu cầu của doanh nghiệp và hỏi cách thể hiện thuế/VAT nếu áp dụng. Nội dung này cần đối chiếu theo giao dịch, không suy từ một đơn hàng khác.
- Nghiệm thu dựa trên bản nào? Quy cách và mẫu được duyệt, cách đếm, ghi nhận thiếu/lỗi, trách nhiệm xử lý và người xác nhận hoàn tất.
- Người nhận được hỗ trợ thế nào? Đúng mẫu áp dụng chính sách nào, giữ thông tin gì, liên hệ đâu khi không có hóa đơn cá nhân? Hỏi riêng điều kiện thanh toán và thời hạn hiệu lực báo giá.
Mẫu yêu cầu có thể sao chép
Chúng tôi chuẩn bị quà cho …, nhằm … Số phần đã xác nhận là …; số còn dự kiến là … Ngân sách tối đa …; vui lòng ghi rõ khoản đã gồm và chưa gồm. Cần nhận hàng trước … để trao vào …; giao tại … theo bảng chia hàng kèm theo.
Vui lòng đề xuất quà phù hợp và ghi rõ mã sản phẩm, màu, phụ kiện, hộp, yêu cầu logo, tổng chi phí, thuế, mẫu cần duyệt, lịch chuẩn bị và giao hàng, cách kiểm nhận cùng hỗ trợ sau giao. Cần nêu điều kiện thanh toán, báo giá có giá trị đến khi nào, số lượng tối thiểu nếu có và cách xử lý khi đổi sản phẩm hoặc số lượng. Các khoản chưa xác nhận vui lòng ghi riêng.
Nếu mới có một phần thông tin
Gửi trước mục tiêu, người nhận, khoảng số phần, trần ngân sách và ngày cần. Ghi rõ đây là yêu cầu khảo sát phương án, chưa phải đơn chốt. Với điểm chưa biết, nhờ nhà cung cấp nêu lựa chọn và ảnh hưởng tới chi phí/tiến độ. Đừng biến một mức dự kiến thành cam kết số lượng.
Khi yêu cầu thay đổi, đánh số phiên bản và gửi lại cùng một bản cho các bên. Báo giá A theo một điểm giao và báo giá B theo nhiều điểm không thể so trực tiếp chỉ bằng đơn giá.
Khi nhận phản hồi, hỏi bổ sung trước khi xếp hạng
Kiểm tra báo giá đã nêu đủ hạng mục, mẫu sản phẩm cụ thể và ngày cần xác nhận chưa. Nếu thiếu phí giao hoặc thời hạn hiệu lực, hãy yêu cầu bổ sung. So sánh những khoản đã bao gồm trong báo giá giúp bạn tổng hợp ở bước tiếp theo.
Đã có yêu cầu cụ thể? Gửi yêu cầu quà tặng doanh nghiệp để đối chiếu phương án; giá, khả năng đáp ứng và điều kiện thực hiện được xác nhận theo yêu cầu cụ thể.
Ảnh minh họa, không phải ảnh dự án hoặc nhân sự Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 5668496 · Giấy phép sử dụng.