Đừng bắt đầu bằng việc xin một danh mục sản phẩm thật dài. Khi được giao mua quà doanh nghiệp, việc đầu tiên là chốt quà dành cho ai, chương trình cần đạt điều gì và ai có quyền duyệt. Sau đó mới xác định số lượng, trần chi phí, ngày cần có hàng và cách trao. Một bản yêu cầu rõ sẽ giúp bạn giải thích vì sao chọn phương án, thay vì chỉ trình danh sách món quà.
Xác định ai đề xuất, ai mua, ai duyệt, ai nhận và ai hỗ trợ sau đó
Bộ phận tiếp thị có thể đề xuất chương trình, bộ phận hành chính phụ trách mua, quản lý hoặc tài chính duyệt, khách hàng nhận quà và bộ phận chăm sóc khách hàng hỗ trợ sau khi trao. Dù một người làm nhiều việc, vẫn cần ghi rõ trách nhiệm ở từng bước.
- Người đề xuất: xác nhận mục tiêu và nhóm được nhận.
- Người mua: tổng hợp yêu cầu, so sánh các phương án và lưu đúng bản báo giá mới nhất.
- Người duyệt: quyết định mức chi tối đa, yêu cầu bắt buộc và những thay đổi so với phương án đã duyệt.
- Người nhận: cần món quà phù hợp, cách nhận thuận tiện và hướng dẫn dễ hiểu.
- Người hỗ trợ sau khi trao quà: tiếp nhận thông tin thiếu hàng, hàng lỗi hoặc yêu cầu hỗ trợ theo thỏa thuận.
Hỏi rõ người nhận sẽ dùng quà thế nào và nhận ở đâu
“Quà thiết thực, đẹp, giá hợp lý” chưa đủ để chọn. Hãy hỏi: người nhận dùng ở nhà hay tại nơi làm việc; họ tự mang về hay được giao; món quà nhằm ghi nhận đóng góp, tri ân khách hay làm quà khuyến mại? Nếu chưa hiểu người nhận, có thể đề xuất khảo sát ngắn về nhu cầu sử dụng và điều kiện nhận quà, không mặc định nhu cầu theo giới tính hoặc tuổi.
Với câu “ngân sách 500.000 đồng/người”, cần làm rõ đó là giá sản phẩm hay trần toàn bộ phần quà. Với câu “cần trước sự kiện”, hãy xin ngày hàng phải đến nơi để kiểm đếm, không chỉ ghi ngày trao.
Bản yêu cầu ngắn gọn để bắt đầu
Dùng các mục dưới đây để ghi yêu cầu. Mục nào chưa rõ, hãy ghi ai sẽ xác nhận và cần câu trả lời khi nào; không tự điền thông tin chưa được thống nhất.
Chương trình và mục tiêu: …
Nhóm người nhận, nhu cầu sử dụng: …
Số phần đã chốt / còn dự kiến: …
Ngân sách tối đa và các khoản cần bao gồm: …
Ngày hàng phải đến / ngày trao: …
Địa điểm giao, cách chia hàng và người nhận: …
Logo, bao bì, thiệp: …
Giấy tờ, cách kiểm nhận hàng và hỗ trợ sau khi trao quà: …
Người duyệt và người xử lý vấn đề phát sinh: …
So sánh cả cách sử dụng và cách giao quà, không chỉ giá
Có thể chọn quà gọn để người nhận dễ mang về, chọn theo nhu cầu sử dụng hoặc cho người nhận chọn trong một số mẫu. Với mỗi phương án, ghi rõ ưu điểm, trường hợp không phù hợp, công việc phát sinh và thông tin cần nhà cung cấp xác nhận. Không cần đủ ba phương án nếu chỉ một phương án đáp ứng các yêu cầu bắt buộc.
Đồ gia dụng không nhất thiết là lựa chọn đúng khi người nhận thiếu chỗ đặt, đã có thiết bị tương đương hoặc khó mang quà về. Khi đó, cần xem lại hình thức trao hoặc nhóm quà trước khi yêu cầu báo giá một mẫu cụ thể.
Duyệt yêu cầu, báo giá và mẫu quà ở ba bước riêng
Duyệt yêu cầu trước khi xin báo giá; duyệt phương án và tổng chi phí trước khi chốt mua; duyệt mẫu cuối trước khi làm logo, bao bì và giao hàng. Khi đổi sản phẩm, số phần hoặc địa điểm giao, cần kiểm tra lại những nội dung liên quan, không dùng nguyên bản duyệt cũ.
Bước tiếp theo: hoàn thành bản yêu cầu rồi dùng mẫu yêu cầu báo giá. Khi đã có nhóm người nhận, số lượng, ngân sách và ngày cần, bạn có thể gửi yêu cầu để Mishio Kachi tư vấn phương án phù hợp.
Ảnh minh họa, không phải ảnh dự án hoặc nhân sự Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 6950031 · Giấy phép sử dụng.