So sánh báo giá quà tặng bằng cách kiểm tra những sản phẩm và dịch vụ đã bao gồm. Cùng nhóm quà có thể khác mẫu sản phẩm; cùng đơn giá có thể khác bao bì, thuế và phí giao. Làm rõ các khoản này trước khi so tổng chi phí và khả năng đáp ứng.
Gửi cùng một yêu cầu cho các nhà cung cấp
Dùng bản yêu cầu đã chốt người nhận, số phần, mẫu hoặc nhu cầu, ngân sách, ngày nhận và điểm giao. Ghi ngày cùng phiên bản. Nếu yêu cầu thay đổi trong quá trình trao đổi, gửi bản mới cho tất cả nhà cung cấp đang so; đừng so báo giá trước và sau thay đổi như thể cùng điều kiện.
Nếu đề xuất mẫu khác, nhà cung cấp cần ghi rõ đó là sản phẩm thay thế. Người duyệt cần biết các báo giá đang so cùng một bộ quà hay những bộ khác nhau về sản phẩm, phụ kiện và dịch vụ.
Cần kiểm tra gì trong từng báo giá?
| Tiêu chí | Điểm cần đối chiếu giữa các báo giá |
|---|---|
| Sản phẩm | Mẫu sản phẩm, phiên bản, màu, phụ kiện và các món trong mỗi phần quà |
| Số lượng | Số lượng đã xác nhận hay mới dự kiến; điều kiện tăng, giảm hoặc chia đợt giao |
| Giá và thuế | Đơn giá, tổng chi, khoản đã gồm/chưa gồm, cách thể hiện thuế áp dụng |
| Bao bì và logo | Hộp, thiệp, nhãn, logo, vị trí và phiên bản mẫu |
| Mẫu | Ảnh minh họa hay mẫu thật; quy trình duyệt; chi phí nếu có |
| Tiến độ và giao hàng | Ngày nhận hàng, từng địa điểm giao, việc cần hoàn tất trước khi giao và người nhận |
| Nghiệm thu, thay thế | Cách xử lý thiếu/lỗi, đề xuất đổi mẫu sản phẩm và thẩm quyền duyệt |
| Bảo hành, hỗ trợ | Điều kiện bảo hành từng sản phẩm; giấy tờ người nhận cần giữ; nơi liên hệ hỗ trợ |
| Thanh toán | Các mốc và điều kiện theo đề nghị cụ thể |
| Hiệu lực | Báo giá có hiệu lực đến ngày nào; khoản nào cần xác nhận lại khi đặt hàng |
Trong bảng làm việc, thêm cột “Nhà cung cấp A/B/C”, “bằng chứng hoặc văn bản xác nhận” và “còn thiếu”. Một ô trống cần ghi là chưa xác nhận, không tự hiểu thành miễn phí hoặc không giới hạn.
Ví dụ: rẻ hơn nhưng khác cách giao
Giả sử A báo giá đã gồm chia quà theo lô và giao đến các chi nhánh; B báo cùng sản phẩm nhưng chỉ giao về kho doanh nghiệp. Chưa thể kết luận B rẻ hơn. Cần tính thêm tiền chia hàng, giao từ kho đến từng chi nhánh và kiểm đếm. Có thể trình cả hai phương án, nhưng phải ghi rõ doanh nghiệp tự làm và trả thêm những khoản nào.
Hộp tiêu chuẩn và hộp riêng có logo cũng có chi phí khác nhau. Nếu báo giá chưa nói rõ việc làm mẫu và duyệt mẫu, hãy hỏi lại trước khi xác nhận logo và bao bì.
Giá tốt không thay thế được những yêu cầu bắt buộc
Nếu bắt buộc giao đúng ngày nhưng nhà cung cấp chưa xác nhận được, giá thấp vẫn chưa đủ để chọn. Trước tiên, chia các báo giá thành ba nhóm: đáp ứng, cần bổ sung thông tin và không đáp ứng yêu cầu bắt buộc. Sau đó mới so ưu, nhược điểm của các phương án đủ điều kiện.
Không tự đặt thang điểm chung cho mọi chương trình. Một sự kiện có ngày cố định khác một chương trình trao quà kéo dài; tiêu chí ưu tiên cần được người duyệt thống nhất trước.
Ghi rõ những điều chưa được xác nhận khi trình duyệt
Ghi phương án đề nghị, tổng chi theo phạm vi, điểm hơn/kém, điều kiện phải xác nhận trước đặt và người phụ trách. Đính đúng phiên bản báo giá, bản mẫu và lịch giao. Khi thay mẫu sản phẩm hoặc thêm điểm giao, rà lại tổng chi và tiến độ trước khi duyệt lại.
Bước tiếp theo: gửi lại yêu cầu bổ sung theo cùng mẫu cho những nội dung còn thiếu, thay vì chốt bằng một bảng đơn giá chưa đủ phạm vi.
Ảnh minh họa, không phải ảnh dự án hoặc nhân sự Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 7693692 · Giấy phép sử dụng.