Ghi nhận nhân viên nên bắt đầu từ điều doanh nghiệp muốn ghi nhận và cách người nhận có thể tiếp nhận, không phải từ danh sách quà. Một lời phản hồi cụ thể, cơ hội học tập, quyền lựa chọn hoặc hoạt động nội bộ có thể phù hợp hơn quà hiện vật trong nhiều tình huống.
Xác định đóng góp nào cần được ghi nhận
Tránh dùng một thông điệp chung cho mọi trường hợp. Hãy xác định đóng góp cụ thể: hoàn thành dự án khó, hỗ trợ đồng đội, duy trì chất lượng, cải tiến quy trình hoặc đóng góp bền bỉ trong một giai đoạn.
Lời ghi nhận nên dựa trên việc đã xảy ra thật; không bịa thành tích chỉ để nội dung nghe trang trọng.
Phân biệt phản hồi công việc và chương trình ghi nhận
Phản hồi về hiệu suất nên rõ ràng, kịp thời và gắn với công việc. Chương trình ghi nhận rộng hơn có thể dùng cho cột mốc hoặc hoạt động tập thể. Hai việc này không nên thay thế nhau: một món quà không sửa được việc thiếu phản hồi trong công việc hằng ngày.
| Mục tiêu | Hình thức có thể cân nhắc | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Ghi nhận đóng góp cụ thể | Phản hồi trực tiếp, thư cảm ơn | Nêu đúng việc, đúng người |
| Tạo trải nghiệm chung | Hoạt động đội nhóm, chia sẻ | Lịch và khả năng tham gia |
| Trao quyền lựa chọn | Một số quyền lợi hoặc lựa chọn | Điều kiện rõ, không gây hiểu nhầm |
| Trao quà | Hiện vật/mã ưu đãi khi phù hợp | Người nhận, ngân sách, cách trao |
Không bỏ qua nhóm làm ca, từ xa hoặc không có mặt
Một hình thức chỉ phù hợp với người có mặt tại văn phòng có thể bỏ sót nhóm khác. Trước khi chốt, kiểm tra ai có thể tham gia và có phương án tương đương hay không.
Lấy phản hồi ngắn sau khi thử
Không cần khảo sát dài. Có thể hỏi ba câu: hình thức nào hữu ích, phần nào gây bất tiện và lần sau nên giữ hay bỏ gì. Đừng coi tỷ lệ tham gia là bằng chứng duy nhất rằng chương trình tạo động lực.
Khi có quà, ghi rõ thông tin người nhận
Nếu doanh nghiệp quyết định có phần quà, hãy xác định nhóm người nhận, ngân sách, ngày cần hàng, cách phát và điều kiện hỗ trợ. Sau đó mới chuyển sang hướng dẫn chọn quà doanh nghiệp theo ngân sách và người nhận.
Với dịp 20/10, có thể tham khảo cách tổ chức hoạt động theo ngân sách và đặc điểm nhân sự.
Đã chọn quà hiện vật? Chuẩn bị yêu cầu từ đóng góp và người nhận
Chỉ dùng bước này khi doanh nghiệp đã quyết định có phần quà. Nếu phản hồi trực tiếp hoặc hoạt động chung đã phù hợp hơn, chưa cần chuyển sang chọn sản phẩm.
Mẫu trao đổi về quà ghi nhận nhân viên
Mục đích và người nhận: [đóng góp hoặc cột mốc muốn ghi nhận]; nhóm nhận [ ]; số phần dự kiến [ ].
Ngân sách: [ ] mỗi phần; đã gồm thuế, in logo, hộp và giao hàng chưa: [chưa rõ / ghi cụ thể].
Cách trao: [tại đơn vị / theo ca / nhiều điểm]; cần hàng trước [ ]; nơi giao [ ].
Yêu cầu đề xuất: Đề xuất tối đa hai phương án và giải thích lý do chọn từng phương án; ghi rõ mã sản phẩm, các món trong bộ quà, khoản chi phí đã gồm và cách hỗ trợ sau khi nhận.
Mẫu để bạn sửa và sao chép; chưa phải đơn đặt hàng hoặc báo giá. Mở mẫu không gửi thông tin đi.
Đừng gửi danh sách mua chỉ theo chức danh hoặc tuổi. Nêu thói quen sử dụng cần đáp ứng và cách trao để nhà cung cấp có căn cứ thu hẹp phương án.
Mở mục tư vấn quà doanh nghiệp →
Xem mẫu yêu cầu báo giá đầy đủ
Nguyên tắc: ghi nhận đúng đóng góp trước, chọn hình thức sau; quà không nên là công cụ thay thế cho phản hồi và cách tổ chức công việc.