Kế hoạch 20/10 nên bắt đầu từ trải nghiệm muốn tạo cho người tham gia, không phải từ danh sách quà. Xác định ai tham gia, lịch làm việc, việc tham gia có tự nguyện không và ngân sách tối đa. Sau đó mới chọn hoạt động chung, hoạt động mỗi người tự chọn hoặc quà tặng. Không nhất thiết phải có sân khấu hay quà đắt tiền.
Các phương án dưới đây là gợi ý lập kế hoạch cho doanh nghiệp, không phải gói dịch vụ, báo giá hoặc cam kết tăng mức độ gắn kết của nhân viên.
Nói rõ chương trình nhằm cảm ơn hay tạo dịp gặp gỡ
Thay vì mục tiêu “tổ chức thật hoành tráng”, thử ghi điều cụ thể hơn: tạo dịp ghi nhận đóng góp, có khoảng thời gian giao lưu phù hợp lịch làm hoặc trao một lời cảm ơn tới người không thể tham gia trực tiếp. Mỗi mục tiêu có thể cần cách thực hiện khác nhau.
Xác định chương trình dành cho nhóm nào và những người làm theo ca, làm từ xa hoặc ở chi nhánh có thể tiếp cận ra sao. Không mặc định mọi nhân viên nữ đều thích đồ bếp, mỹ phẩm hoặc một kiểu hoạt động. Có thể hỏi lựa chọn bằng vài câu tự nguyện, không yêu cầu thông tin riêng tư không liên quan.
Ba câu hỏi ngắn trước khi lên phương án
Có thể hỏi tự nguyện: bạn có khoảng thời gian nào thuận tiện; thích gặp mặt chung hay lựa chọn một hoạt động riêng; có điều gì ban tổ chức cần lưu ý để bạn tham gia thoải mái? Không cần hỏi tình trạng gia đình, sức khỏe hoặc thông tin cá nhân không liên quan. Tổng hợp xu hướng lựa chọn thay vì công khai câu trả lời gắn với từng người.
Ví dụ, phương án gặp mặt có thể gồm lời cảm ơn cụ thể và một buổi trò chuyện ngắn. Phương án linh hoạt có thể cho người làm khác ca nhận lời cảm ơn hoặc quyền lợi theo cách phù hợp lịch của họ. Đây là ý tưởng để doanh nghiệp cân nhắc, chưa phải dịch vụ Mishio Kachi cam kết cung cấp.
Ba hướng tổ chức để trình duyệt
| Hướng đề xuất | Khi nên cân nhắc | Điểm cần chuẩn bị |
|---|---|---|
| Ghi nhận và gặp mặt gọn | Có khoảng thời gian phù hợp để mọi người cùng tham gia | Nội dung lời cảm ơn, người điều phối, phương án cho người vắng |
| Hoạt động có lựa chọn | Nhân sự có sở thích hoặc lịch sinh hoạt khác nhau | Các hoạt động có mức hỗ trợ tương đương; cách đăng ký và số người tối đa |
| Trao quà hoặc quyền lợi kèm lời cảm ơn | Mọi người khó tham gia cùng lúc hoặc chương trình có tặng quà | Nhóm người nhận, cách nhận, thông tin sử dụng và người phụ trách hỗ trợ |
Có thể kết hợp các hướng, nhưng không cần thêm mọi hạng mục chỉ để chương trình trông đầy đủ. Với hoạt động trình diễn, chia sẻ hoặc chụp ảnh, nên nói rõ cách tham gia và tôn trọng lựa chọn không tham gia của người được mời.
Một lời ghi nhận nên phản ánh đóng góp có thật, tránh bịa thành tích hoặc dùng cùng một lời khen quá chung cho mọi người. Nếu cần nhắc chuyện cá nhân, hãy dùng thông tin được người liên quan đồng ý chia sẻ.
Tính tổng ngân sách với đầy đủ những khoản cần chi
Liệt kê từng khoản thay vì chỉ lấy số người nhân giá quà. Tùy chương trình, cần tính tiền địa điểm, đồ dùng, ăn uống, quà, in logo, chia hàng, giao hàng và khoản phát sinh đã được duyệt.
| Khoản dự kiến | Số lượng hoặc phần việc cần làm | Đã nằm trong báo giá khác chưa? | Người xác nhận |
|---|---|---|---|
| Hoạt động hoặc không gian | Tự điền theo phương án | Có, chưa hoặc không áp dụng | Người phụ trách trong công ty |
| Đồ dùng và hậu cần | Ghi hạng mục cụ thể | Kiểm tra để tránh cộng hai lần | Người phụ trách |
| Quà hoặc quyền lợi | Chỉ điền nếu có | Ghi rõ phụ kiện, bao bì, giao nhận | Bộ phận mua hàng hoặc người phụ trách quà |
| Chi phí dự phòng | Theo mức doanh nghiệp duyệt | Không mặc định là tiền được chi thêm | Người duyệt ngân sách |
Đây là bảng trống để lập phương án, không phải chi phí thực tế của một chương trình đã triển khai. Với phương án có quà, xem cách tính đủ chi phí mua và giao quà để tách khoản đã gồm và chưa gồm. Khi cần trình người duyệt, xem thêm mẫu đề xuất hoạt động nội bộ.
Tính ngược lịch chuẩn bị từ ngày tổ chức
Ghi ngày tổ chức dự kiến, sau đó xác định các mốc cần hoàn thành: duyệt phương án, xác nhận số người, chốt dịch vụ hoặc quà, nhận và kiểm đếm, chuẩn bị truyền thông, thực hiện rồi tổng kết. Không lấy một số ngày cố định áp cho mọi nhà cung cấp hoặc mọi mức tùy chỉnh.
Mỗi bước cần có người phụ trách và cách xác nhận đã làm xong. Chẳng hạn, “quà đã sẵn sàng” phải là đã nhận, kiểm đủ và có bảng chia theo nhóm, chứ không chỉ là nhà cung cấp đã nhận tin nhắn. Nếu không tặng quà, hãy kiểm tra đồ dùng và các việc cần chuẩn bị cho hoạt động.
Chuẩn bị phương án cho người đổi ca, không có mặt hoặc không muốn tham gia hoạt động chung. Không tự công khai danh sách kèm thông tin cá nhân để tiện điều phối; chỉ chia sẻ phần người phụ trách thực sự cần.
Khi phương án có quà, mới lập yêu cầu sản phẩm
Nếu có tặng quà, hãy ghi riêng người nhận, số phần, ngân sách, ngày cần hàng, nơi giao, yêu cầu logo và cách hỗ trợ sau khi trao. Không nên chọn quà trước rồi phải thay cả kế hoạch để phù hợp với món đó.
Bài chọn quà 20/10 cho nhân viên tập trung vào bước này. Với chương trình rộng hơn, có thể đọc cách chọn quà nhân viên theo nhu cầu sử dụng và cách trao. Giá dự án, số lượng khả dụng và lịch giao phải được xác nhận theo yêu cầu thực tế, không lấy giá bán lẻ hay tư liệu chương trình cũ thay thế.
Khi đã chốt có quà: chuẩn bị yêu cầu 20/10 trước khi hỏi báo giá
Chỉ chuyển sang bước này khi phương án đã thực sự có phần quà. Nếu hoạt động chung hoặc lời ghi nhận đã đủ, không cần ép chương trình phải mua thêm sản phẩm.
Thông tin nên gom trước khi gửi yêu cầu
- Người nhận và số lượng: tổng số theo nhóm/ca; không cần danh sách tên cá nhân ở bước hỏi khả năng đáp ứng.
- Khoảng ngân sách: ghi ngân sách cho mỗi phần hoặc cả chương trình, đồng thời nói rõ đã bao gồm đóng gói, in logo và giao hàng hay chưa.
- Mốc cần hàng: ngày cần nhận và số điểm giao; chưa chắc thì ghi “cần xác nhận”, không tự đặt lịch giao.
- Yêu cầu đề xuất: số phương án cần so, thông tin sử dụng/bảo hành và điều kiện hỗ trợ sau trao.
Chuyển sang khu tư vấn quà tặng doanh nghiệp · Xem mẫu yêu cầu báo giá
Tổng kết đúng điều đã làm
Sau chương trình, ghi số người được tiếp cận, phần đã thực hiện, phần chưa thực hiện và ý kiến phản hồi tự nguyện. Không tự kết luận nhân viên gắn bó hơn chỉ vì có nhiều ảnh hoặc nhiều người tham dự. Một ghi chép rõ sẽ giúp lần sau giữ hoạt động phù hợp và bỏ bớt phần gây bất tiện.
Bản đề xuất cần nói rõ: Tổ chức cho ai, để làm gì, chọn cách nào, tổng chi phí gồm những khoản gì, ai phụ trách và có cách thay thế nào. Làm rõ những việc này trước rồi mới chọn quà hoặc dịch vụ phù hợp.