Đề xuất hoạt động nội bộ sẽ dễ duyệt hơn khi ghi rõ việc cần quyết định, khoản đã có báo giá và khoản mới ước tính. Trước khi đưa hình quà hoặc sự kiện vào bản trình bày, hãy nói rõ tổ chức để làm gì, cho ai và cần duyệt những việc nào.
Tải mẫu đề xuất và bảng ngân sách để điền
Tải mẫu Excel đề xuất hoạt động nội bộ và ngân sách (.xlsx). File có bốn trang tính: Hướng dẫn, Đề xuất, Ngân sách và Ví dụ. Trang làm việc để trống; trang Ví dụ dùng số giả định, không phải báo giá Mishio Kachi.
Điền mục tiêu, nhóm tham gia và phương án A/B ở trang Đề xuất. Sau đó liệt kê từng khoản ở trang Ngân sách: số lượng, đơn giá, chi phí khác, tình trạng giá, nguồn báo giá và phạm vi đã gồm/chưa gồm. Nếu không có khoản chi khác, nhập số 0; nếu chưa biết, để trống để dòng tiếp tục được báo thiếu số.
Vì sao cộng được tổng tiền vẫn chưa đủ để chốt ngân sách?
Tình huống sau chỉ là minh họa: ba phiên sinh hoạt có chi phí giả định 1.200.000 đồng/phiên, thành 3.600.000 đồng; 120 bộ tài liệu giả định 15.000 đồng/bộ, cộng 200.000 đồng khoản khác, thành 2.000.000 đồng. Vận chuyển chưa có số. Tổng đã lượng hóa là 5.600.000 đồng, nhưng chưa phải tổng chi phí cuối vì còn vận chuyển và phần phạm vi giá phải xác nhận.
Trong trang Ví dụ, trạng thái “Đã xác nhận” của dòng tài liệu chỉ mô phỏng cách dùng bảng. Trong hồ sơ thật, chỉ chọn trạng thái đó sau khi người phụ trách kiểm tra báo giá và hiệu lực; mẫu không tự phê duyệt nhà cung cấp. File cũng không tự áp VAT, cước, phí đóng gói hoặc giá sản phẩm.
Trước khi gửi đề xuất: kiểm tra số dòng thiếu/sai số, khoản chưa xác định và nguồn của mỗi mức giá. Không dùng tổng nhỏ hơn do bỏ trống một khoản làm ngân sách cam kết. File không có macro; bản đã điền nên lưu nội bộ và không đăng lại kèm thông tin nhân sự hoặc báo giá riêng.
Xem các mẫu thực hành khác: bữa ăn, bếp, việc nhà, chọn quà và chương trình doanh nghiệp.
Viết mục tiêu trong một câu
Ví dụ: ghi nhận nhân viên sau một giai đoạn, tạo hoạt động giao lưu cuối năm hoặc tổ chức 20/10 cho một nhóm cụ thể. Tránh mục tiêu mơ hồ như “tăng gắn kết thật mạnh” nếu chưa có cách đo.
Ghi rõ những ai tham gia
Nêu từ đầu số người dự kiến, ca làm, địa điểm và những nhóm không thể tham gia trực tiếp. Người duyệt nhờ đó biết cần chuẩn bị những gì và vì sao có các khoản chi đó.
Đưa phương án chính và một phương án thay thế
| Hạng mục | Phương án chính | Phương án thay thế |
|---|---|---|
| Hình thức | Tự điền | Phiên bản đơn giản hơn |
| Người tham gia | Tự điền | Giảm quy mô hoặc tổ chức theo từng ca |
| Chi phí | Đã báo giá / đang ước tính | Ghi riêng |
| Rủi ro | Lịch, giao nhận, số người | Cách giảm rủi ro |
Tách báo giá thật khỏi con số ước tính
Mỗi dòng chi phí nên có nhãn: đã có báo giá, ước tính nội bộ, hoặc chưa xác định. Không trộn ba loại rồi trình thành một tổng “đã chốt”. Nếu dùng số giả định để so phương án, ghi rõ đây là số minh họa.
Ghi ai phụ trách và khi nào cần xác nhận
Mỗi việc cần có người phụ trách và hạn quyết định. Không cần đưa mọi thao tác vào bản đề xuất, nhưng phải ghi ai sẽ xác nhận những phần chưa rõ.
Sau khi đề xuất được duyệt: tách riêng bản yêu cầu mua quà
Chỉ gửi nhà cung cấp phần thông tin cần để báo giá quà, không gửi toàn bộ ngân sách nội bộ. Ghi rõ khoản nào mới ước tính để tránh bị hiểu là số tiền đã được duyệt.
Bản yêu cầu mua quà nên có gì?
- Nhóm người nhận và số lượng cần báo giá.
- Khoảng ngân sách áp cho phần quà; ghi rõ khoản nào chưa xác định.
- Ngày cần hàng, điểm giao và yêu cầu chia lô nếu có.
- Yêu cầu logo, đóng gói, thông tin bảo hành và những việc cần nhà cung cấp xác nhận.
Gửi yêu cầu tư vấn quà doanh nghiệp · Mở mẫu yêu cầu báo giá
Nếu có quà, đính kèm bản yêu cầu riêng
Yêu cầu mua quà nên ghi nhóm người nhận, số lượng, ngân sách, ngày cần hàng, nơi giao, yêu cầu logo và hỗ trợ sau giao. Có thể dùng mẫu yêu cầu báo giá quà tặng doanh nghiệp cho phần này.
Nếu chưa biết chọn hoạt động nào, xem cách chọn phương án theo ngân sách và đặc điểm nhân sự.
Mẫu kết luận: “Đề nghị duyệt phương án A với phạm vi X; phương án B dùng nếu điều kiện Y không đạt. Chi phí đã xác nhận là…, phần đang ước tính là…”.