Quà kỷ niệm thành lập công ty nên trả lời hai câu: doanh nghiệp muốn cảm ơn ai và muốn ghi nhận điều gì trong chặng đường đã qua? Xác định người nhận và thông điệp cảm ơn trước, rồi chọn món quà, cách đặt logo và hình thức trao phù hợp.
Viết lời cảm ơn phù hợp với từng nhóm người nhận
Nhân viên, khách hàng và đối tác không có cùng vai trò trong hành trình của doanh nghiệp. Có thể giữ một chủ đề chung nhưng tách lời nhắn và phần quà theo mối quan hệ. Người phụ trách cần tiêu chí được duyệt, không tự phân hạng chỉ từ chức danh hoặc mức độ thân quen.
| Nhóm nhận | Câu hỏi để chọn nội dung | Thông tin cần thống nhất |
|---|---|---|
| Nhân viên | Muốn ghi nhận sự đồng hành hay một đóng góp cụ thể? | Nhóm được nhận, người làm từ xa/theo ca, cách nhận bổ sung |
| Khách hàng | Mối quan hệ nào được nhắc lại trong lời cảm ơn? | Danh sách, quyền nhận, lịch và đầu mối chăm sóc |
| Đối tác | Quà dành cho tổ chức hay người đại diện? | Tên đơn vị, người nhận thay và quy định tiếp nhận của bên nhận |
Chọn món quà vẫn hữu ích sau buổi kỷ niệm
Với đồ gia dụng, hãy hỏi người nhận có nhu cầu dùng, có chỗ đặt và có thuận tiện mang về không. Một món hữu dụng nhưng không phù hợp nơi ở hoặc thiết bị sẵn có vẫn cần được xem lại. Với bộ nhiều món, ghi lý do từng món xuất hiện; không thêm chỉ để hộp trông đầy.
Có thể ghi dấu dịp kỷ niệm trên thiệp, đai hộp hoặc bao bì, không nhất thiết in lên thân sản phẩm. Vị trí và kích thước logo nên phù hợp để người nhận vẫn thuận tiện dùng món quà hằng ngày.
Kiểm tra thông tin về công ty trước khi in lên quà
Ngày thành lập, tên pháp nhân, tên chương trình và thành tựu được nhắc trên thiệp phải được người có trách nhiệm kiểm tra. Nếu chưa có hồ sơ cho một con số hoặc câu “hàng đầu”, hãy bỏ thay vì biến nó thành lời khẳng định trên quà tặng.
Một lời cảm ơn cụ thể không cần phóng đại. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể viết về việc cùng hoàn thành một dự án hoặc duy trì hợp tác trong giai đoạn được xác nhận. Không dùng mẫu câu lịch sử của công ty khác rồi chỉ thay tên.
Kiểm tra logo và bao bì trên mẫu quà thực tế
Duyệt cùng lúc mẫu sản phẩm, màu, phụ kiện, hộp, thiệp và vị trí logo. Ảnh mô phỏng giúp xem bố cục nhưng không thay được mẫu thật khi cần kiểm tra màu, kích thước và bề mặt. Khả năng in lên thiết bị cần được xác nhận cho từng mẫu.
Lưu đúng tệp đã duyệt và tên người duyệt cuối cùng. Khi đổi tên chương trình hoặc mẫu quà, cần kiểm tra lại những chỗ còn dùng nội dung cũ trước khi làm số lượng lớn.
Trình tổng ngân sách, theo dõi giao quà theo từng đợt
Bảng trình duyệt cần gồm chi phí quà, logo, làm mẫu, chia hàng, vận chuyển và các việc khác nếu có. Bảng giao nhận cần chi tiết từng nhóm, từng điểm và ngày nhận. Hai bảng phải dùng cùng số lượng để tổng ngân sách khớp với số phần quà giao.
Chương trình kỷ niệm có thể gồm một buổi tập trung và những lượt trao sau. Hãy ghi người không có mặt, cách nhận bổ sung và nơi giữ phần chưa trao; không tự hiểu quà còn trong kho là quà dư được dùng cho việc khác.
Bản yêu cầu một trang để trình duyệt
Cột mốc kỷ niệm đã xác nhận … Lời cảm ơn muốn gửi … Ai được nhận quà và theo tiêu chí nào … Số phần của từng nhóm … Quà dự kiến và lý do chọn … Yêu cầu logo, thiệp và bao bì … Tổng chi phí đã biết, khoản còn cần xác nhận … Hạn duyệt mẫu, ngày nhận hàng và cách trao … Người hỗ trợ sau chương trình …
Khi đã chọn hình thức quà, gửi yêu cầu quà kỷ niệm thành lập để trao đổi các món trong bộ quà, mẫu cần duyệt và những việc cần thực hiện. Nếu hoạt động tập thể hoặc lời cảm ơn đã phù hợp hơn quà hiện vật, không cần thêm món quà chỉ để đủ hình thức.
Ảnh chụp minh họa, không phải ảnh dự án, nhân sự hoặc sản phẩm Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 36713384 · Giấy phép sử dụng. Ảnh được cắt khung để hiển thị.