Với quà tặng đại lý và nhà phân phối, câu hỏi đầu tiên là “ai được nhận theo chương trình?”, không phải “chọn món gì cho đối tác?”. Một đối tác có thể có nhiều chi nhánh, điểm bán và người đại diện. Cần xác định quà dành cho cả đơn vị, từng điểm bán hay từng người để chuẩn bị đúng số phần và tránh nhầm khi giao.
Tách quà tri ân khỏi chương trình thưởng có điều kiện
Quà cảm ơn đối tác khác với phần thưởng có điều kiện kinh doanh. Với chương trình thưởng, bộ phận phụ trách phải xác nhận tiêu chí, thời gian tính kết quả, dữ liệu và người duyệt trước khi mua quà. Người mua không tự đặt mức doanh số hoặc sửa điều kiện để vừa ngân sách.
Kiểm tra riêng các khoản chiết khấu, hỗ trợ bán hàng và quà tặng theo nội dung doanh nghiệp đã duyệt. Bài viết hướng dẫn phối hợp mua và trao quà, không thay thế chính sách thương mại hay quy định chứng từ của doanh nghiệp.
Xác định ai được nhận trước khi tính số phần quà
| Đơn vị nhận | Cần làm rõ | Thông tin bàn giao |
|---|---|---|
| Tổ chức đối tác | Một phần cho cả đơn vị hay cho từng chi nhánh? | Tên đơn vị, người được phép nhận thay, điểm nhận |
| Điểm bán | Những điểm bán nào được nhận quà? | Mã điểm bán, số phần quà, người nhận và giờ nhận hàng |
| Người đại diện | Ai có tên trong danh sách được duyệt? | Thông tin để kiểm tra đúng người nhận; không tự thêm người vào danh sách |
Một người đại diện cho nhiều điểm không tự động có nghĩa được nhận nhiều phần. Ngược lại, nhiều người cùng một đơn vị cũng không chắc mỗi người đều có phần. Hãy xử lý theo tiêu chí đã thống nhất và đánh dấu các trường hợp cần quyết định trước khi gửi danh sách chốt.
Chọn quà theo nơi món quà sẽ được sử dụng
Quà cho không gian chung của đối tác khác quà dùng cá nhân hoặc tại gia đình người đại diện. Với thiết bị gia dụng, hỏi nơi đặt, người sử dụng và nhu cầu đã được xác nhận. Đừng chọn một món cho gia đình rồi mặc định đem đặt tại cửa hàng là phù hợp.
Nếu chia nhiều mức quà, hãy ghi rõ đối tượng nhận và các món ở từng mức. Có thể giữ cùng kiểu bao bì nhưng chọn sản phẩm khác nhau theo nhu cầu, thay vì chỉ tăng kích thước hộp hoặc số món. Khi chưa chọn sản phẩm cụ thể, xem tiêu chí lựa chọn nhóm quà gia dụng trước.
Phân công bộ phận kinh doanh, tiếp thị, mua hàng và giao nhận
Bộ phận kinh doanh kênh xác nhận người nhận và người phụ trách phía đối tác. Bộ phận tiếp thị thống nhất thông điệp, tên chương trình và mẫu hình ảnh thương hiệu. Bộ phận thu mua kiểm tra báo giá, mẫu và điều kiện mua. Bộ phận vận hành theo dõi việc chia hàng, nhận hàng và chênh lệch. Khi một người kiêm nhiều việc, vẫn cần ghi rõ những quyết định đã được duyệt.
Chỉ gửi nhà cung cấp thông tin phục vụ phần việc của họ. Bảng nội bộ về hạng đối tác hoặc điều kiện xét thưởng không nhất thiết đi cùng danh sách địa chỉ giao.
Xác nhận số lượng từng đợt trước khi đặt quà
Đối tác có thể nhận quà tại hội nghị, kho hoặc từng chi nhánh. Phân biệt số lượng dự kiến với số đã đặt cho mỗi đợt; ghi rõ bản danh sách, ngày chốt và người xác nhận. Khi đổi địa chỉ hoặc người đại diện, cần cập nhật cả nơi giao và người được phép nhận.
Yêu cầu báo giá ghi rõ việc chia lô, đóng gói, dán nhãn nơi nhận và phí vận chuyển đã gồm. Khi so giao về một kho với giao nhiều nơi, tính cả phần việc doanh nghiệp còn phải tự làm, không chỉ so giá sản phẩm.
Kiểm tra quà đã giao và các trường hợp còn phải xử lý
Giữ riêng trạng thái đã giao, chưa nhận, từ chối nhận, giao sai hoặc có hàng cần xử lý. Nếu đối tác đề nghị đổi món, chuyển người hoặc thêm phần, đưa về đầu mối duyệt thay vì để bên giao quyết định tại chỗ. Với thiết bị có bảo hành, chuyển thông tin hỗ trợ cho người thực tế sử dụng.
Thông tin nên gửi: mục tiêu, đơn vị nhận, số phần từng đợt, ngân sách, cách trao, yêu cầu logo và người duyệt danh sách. Trao đổi phương án quà cho kênh đại lý sau khi các thông tin trên đã rõ.
Ảnh chụp minh họa, không phải ảnh dự án, nhân sự hoặc sản phẩm Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 33175650 · Giấy phép sử dụng. Ảnh được cắt khung để hiển thị.