Quà cho khách hàng VIP nên khiến người nhận thấy được quan tâm, không phải thấy mình có thêm một việc phải xử lý. Trước khi nâng ngân sách hoặc đặt hộp lớn hơn, hãy chốt nhu cầu sử dụng, người thực sự nhận quà và cách trao thuận tiện. Một lời nhắn đúng mối quan hệ cùng món quà phù hợp có thể đáng cân nhắc hơn một bộ quà đắt nhưng khó dùng.
Đừng dùng nhãn VIP để đoán sở thích
Hạng khách giúp doanh nghiệp tổ chức chương trình, nhưng chưa cho biết người đó muốn nhận gì. Người phụ trách chăm sóc nên tổng hợp những điều khách đã tự chia sẻ: nhóm đồ dùng quan tâm, hình thức nhận thuận tiện hoặc lựa chọn họ không muốn. Không cần tìm thêm thông tin đời tư chỉ để làm món quà có vẻ cá nhân hóa.
Với khách đại diện một tổ chức, cần hỏi quà dành cho tổ chức hay cá nhân và bên nhận có quy định tiếp nhận riêng không. Nếu không phù hợp để nhận, hãy giữ một phương án cảm ơn khác được hai bên chấp thuận, thay vì đổi cách ghi tên để cố trao bằng được.
Chọn mức cá nhân hóa thật sự cần thiết
| Mức lựa chọn | Cách thực hiện | Điểm cần duyệt |
|---|---|---|
| Cùng món, lời nhắn riêng | Tặng cùng một bộ quà, viết lời cảm ơn riêng cho từng khách | Tên, cách xưng hô, người gửi và nội dung đúng sự việc |
| Cho chọn trong một số mẫu quà | Cho khách chọn món quà phù hợp với nhu cầu của mình | Khách được chọn mẫu nào, chọn trước ngày nào và xử lý ra sao khi hết mẫu |
| Một phương án riêng | Chọn theo nhu cầu khách đã nêu rõ | Tổng chi phí, thời gian giao, logo và cách hỗ trợ cho sản phẩm đã chọn |
Không phải khách nào cũng cần một món quà đặt riêng. Khi chưa hiểu rõ sở thích, có thể mời khách chọn trong một số mẫu thay vì khắc tên lên thiết bị mà chưa biết khách có muốn dùng không.
Với gia dụng, hỏi về chỗ dùng trước khi hỏi loại hộp
Nồi cơm hoặc nồi chiên chỉ nên vào phương án khi phù hợp nhu cầu tại nhà, không gian đặt và thiết bị khách đang có. Không tự suy món lớn hơn là món trang trọng hơn. Với thiết bị chăm sóc cá nhân, xem thao tác và hướng dẫn của đúng mẫu sản phẩm; không gắn lời hứa điều trị vào thư tặng quà.
Khi chưa biết chọn thiết bị nào, có thể gửi vài gợi ý để khách hoặc người được ủy quyền lựa chọn. Cần nói rõ đây mới là đề xuất; hàng chưa được giữ sẵn và không có nghĩa khách được đổi sang bất kỳ mẫu nào.
Tổ chức cách trao để người nhận không phải chờ
Hỏi khách muốn nhận tại văn phòng, qua người đại diện hay ở địa chỉ khác. Xác nhận khoảng thời gian phù hợp và việc có thể giao cho lễ tân/người được chỉ định không. Không mặc định một địa chỉ từng dùng trong giao dịch là địa chỉ nhận quà lần này.
Tình huống minh họa: người nhận có lịch di chuyển và không muốn mang một hộp lớn ra khỏi sự kiện. Thay vì yêu cầu nhận tại sân khấu, bộ phận chăm sóc có thể trao lời cảm ơn và thống nhất cách giao sau. Thời điểm, chi phí và trách nhiệm giao sau phải nằm trong phương án đã duyệt.
Tách thông tin cho người duyệt và người giao
Người duyệt cần biết lý do chọn quà, tổng chi phí và trường hợp cần xử lý riêng. Nhà cung cấp cần biết các món trong bộ quà, số phần, yêu cầu logo và địa điểm giao. Người vận chuyển chỉ cần thông tin để giao đúng người. Không ghi hạng khách, lịch sử mua hay ngân sách của từng khách lên hộp nếu không cần cho việc giao nhận.
Kiểm tra tên và lời nhắn trước khi đóng gói. Khi đổi người nhận, kiểm tra lại cả thiệp, nhãn và địa chỉ. Nếu khách từ chối hoặc chưa sắp xếp được lịch, ghi rõ để không nhắc nhận quà liên tục.
Thông tin cần chuẩn bị khi đặt quà cho khách VIP
Quà dành cho …, để cảm ơn về … Số người đã xác nhận …; số còn dự kiến … Ngân sách tối đa …, gồm các khoản … Cần làm riêng cho từng khách những phần …; thông tin đã được phép dùng … Cách nhận quà …; người xác nhận … Vui lòng ghi rõ các món trong bộ quà, mẫu cần duyệt, lịch giao, khoản đã gồm và cách hỗ trợ sau khi trao.
Đánh giá riêng việc trao đúng món, đúng người, đúng lời nhắn và giải quyết yêu cầu hỗ trợ. Chưa thể kết luận một món quà đã làm tăng mức gắn bó hoặc doanh thu nếu không có dữ liệu phù hợp. Khi đã có yêu cầu cụ thể, gửi yêu cầu phương án quà cho nhóm khách VIP để đối chiếu phạm vi cụ thể.
Ảnh chụp minh họa, không phải ảnh dự án, nhân sự hoặc sản phẩm Mishio Kachi. Nguồn: Pexels, ảnh 1303087 · Giấy phép sử dụng. Ảnh được cắt khung để hiển thị.